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关于公布《长沙市为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务医疗器械经营企业检查验收细则》的通告
长沙市食品药品监督管理局  yjj.changsha.gov.cn  2017-10-30  【字号:     

为确保医疗器械储存、运输、配送过程中的质量安全,提高医疗器械经营集中度,提升质量管理水平,规范我市为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务业务发展,根据《医疗器械监督管理条例》《医疗器械经营监督管理办法》《医疗器械经营质量管理规范》等法律法规和湖南省食品药品监督管理《湖南省医疗器械经营企业为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务技术要求》有关规定,制定了《长沙市为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务医疗器械经营企业检查验收细则》现予公布。

第一章 总则


第一条 为确保医疗器械储存、运输、配送过程中的质量安全,提高医疗器械经营集中度,提升质量管理水平,规范我市为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务业务发展,根据《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营监督管理办法》、《医疗器械经营质量管理规范》、《医疗器械冷链(运输、贮存)管理指南》、《食品药品监管总局关于推动食品药品生产经营者完善追溯体系的意见》以及《湖南省医疗器械经营企业为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务技术要求》,结合本市实际,制定本验收细则。


第二条 为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务医疗器械经营企业(以下简称提供贮存、配送服务企业)应当为注册在长沙市行政区域内的法人企业,持有《医疗器械经营许可证》和《第二类医疗器械经营备案凭证》,符合《医疗器械经营质量管理规范》的规定,具备从事现代物流储运业务的条件,其经营范围包括医疗器械分类目录所有产品类别。


第三条 提供贮存、配送服务企业,应依照本验收细则建立质量管理体系,确保医疗器械产品贮存、配送过程中的质量安全。


第四条 本细则不适用企业集团内部医疗器械经营企业委托同一法定代表人的其他医疗器械经营企业进行仓储和配送和为医疗器械连锁门店仓储和配送的医疗器械经营企业。



 


第二章
机构和人员


 


第五条 提供贮存、配送服务企业应设立专门的物流管理部门,负责贮存、配送服务运营管理。


第六条 物流管理部门应配备符合相关资格要求的质量管理、物流管理、计算机技术等关键岗位人员,从事相关岗位的人员应当在职在岗。


(一)应配备具有物流师资格以上或物流专业专科学历并从事物流相关工作3年以上工作经历的物流专业技术人员不得少于2名。


(二)应当配备与贮存、配送服务业务规模相适应的质量管理人员(质量管理人员资质应符合《医疗器械经营质量管理规范》第十一条的规定)不得少于2名;医疗器械验收、养护人员各不得少于2名;设备设施的维护保养人员不得少于1名。


(三)应当配备具有计算机高级网络管理员职业资格以上或计算机相关专业本科学历并从事计算机相关工作2年以上工作经历的计算机专业技术人员不得少于1名。


(四)从事体外诊断试剂的质量管理人员中,应当有1人为主管检验师,或具有检验学相关专业(相关专业指临床医学检验、药品、食品检验、卫生检验、动植物检验、无机化学、有机化学、分析化学和物理化学)大专以上学历并从事检验相关工作3年以上工作经历。从事体外诊断试剂验收和售后服务工作的人员,应当具有检验学相关专业(相关专业指临床医学检验、药品、食品检验、卫生检验、动植物检验、化学等)中专以上学历或者具有检验师初级以上专业技术职称。


第七条 质量管理、验收、养护、仓储、运输等岗位人员等岗位人员,应接受上岗培训,掌握相应专业知识,符合岗位技能。企业应制定对各类人员进行医疗器械法规、专业知识和职业道德等方面的教育培训计划,并做好培训记录和培训评估。


 


第三章 仓储设施与设备


 


第八条 提供贮存、配送服务企业应设立不少于3000平方米、相对独立仓储区域。其中恒温库(15℃~25℃)不少于500平方米、冷藏库(2℃~8℃)不少于1000立方米、冷冻库(-25℃~-15℃)不少于50立方米。


第九条 提供贮存、配送服务企业应有与医疗器械委托配送规模相适应的物流作业场所,并符合以下条件:


(一)库区环境整洁、无污染源,地面硬化或绿化;
(二)医疗器械储存作业区应与办公、生活区分开一定距离或有隔离措施;


(三)装卸作业场所应有防止天气影响的措施;
(四)库房内墙、顶光洁,地面平整、易清洁、没有裂缝,接口良好,门窗结构严密。


第十条
储存医疗器械的仓库应该有以下设施设备:


(一)医疗器械与地面之间有效隔离的设施;


(二)有效调控温湿度的设备;冷藏、冷冻仓库应配有全时段自动监测、自动记录温度和报警的设备;


(三)符合储存作业要求的照明设备;


(四)用于拆零、零货拼箱的作业区域和设备;


(五)包装物料的存放场所;


(六)存放不合格医疗器械、销后退(召)回产品的专用场所;


(七)符合国家有关规定的存放易燃等危险品种的场所;


(八)防虫、防鼠的设施;


(九)符合国家有关规定的安全消防设施。


第十一条 提供贮存、配送服务企业常温库和恒温库内贮存医疗器械的货位托盘货位应不少于500个,托盘规格应符合国标《联运通用平托盘主要尺寸及公差》(GB/T2934-2007),拆零拣选货位不少于2000个。


第十二条 仓库内设置高货架的,应具有适合医疗器械储存和实现产品入库、分拣、上架、出库等功能的装置和设‘’备。


第十三条 库房管理应符合现代物流要求(主要指货位条码、条码枪、RF手持系统),设施设备应包括与经营规模相适应的装卸搬运及输送设备、分拣及出库设备、环境监测及控制设备、运输车辆及设备等。


第十四条 环境监测及控制设备包括但不限于库房温湿度自动监测、记录、报警以及温湿度自动控制设备,以达到对仓储条件和物流作业过程的监控和记录功能。常温库、恒温库、冷藏库、冷冻库中安装的测点终端数量及位置应当符合以下要求:


(一)每一独立库房或仓间至少安装2个测点终端,并均匀分布。


(二)平面仓库面积在300平方米以下的,至少安装2个测点终端;300平方米以上的,每增加300平方米至少增加1个测点终端,不足300平方米的按300平方米计算。


平面仓库测点终端安装的位置,不得低于货架或堆码垛高度的2/3位置。


(三)高架仓库或全自动立体仓库的货架层高在4.5米至8米之间的,每300平方米面积至少安装4个测点终端,每增加300平方米至少增加2个测点终端,并均匀分布在货架上、下位置;货架层高在8米以上的,每300平方米面积至少安装6个测点终端,每增加300平方米至少增加3个测点终端,并均匀分布在货架的上、中、下位置;不足300平方米的按300平方米计算。


高架仓库或全自动立体仓库上层测点终端安装的位置,不得低于最上层货架存放医疗器械的最高位置。


(四)冷藏库、冷冻库中测点终端的安装数量,须符合本条上述的各项要求,其安装数量按每100平方米面积计算。


第十五条 提供贮存、配送服务企业应配备自有产权冷链运输车至少2辆。运输车辆应配备卫星定位系统,可实现对车辆运输监控。每台独立的冷藏、冷冻运输车辆或车厢,安装的测点终端数量不得少于2个。车厢容积超过20立方米的,每增加20立方米至少增加1个测点终端,不足20立方米的按20立方米计算。


每个冷藏箱或保温箱应当至少配置一个测点终端。


第十六条 提供贮存、配送服务企业应建立中央控制室。中央控制室应配备温湿度自动监测系统。该系统由测点终端、管理主机、不间断电源以及相关软件等组成。各测点终端能够对周边环境温湿度进行数据的实时采集、传送和报警;管理主机能够对各测点终端监测的数据进行收集、处理和记录,并具备发生异常情况时的报警管理功能。


第十七条 温湿度自动监测设备的最大允许误差应当符合以下要求:


(一)测量范围在0℃~40℃之间,温度的最大允许误差为±0.5℃;


(二)测量范围在-25℃~0℃之间,温度的最大允许误差为±1.0℃;


(三)相对湿度的最大允许误差为±5%RH。


第十八条
温湿度自动监测系统应当至少每隔1分钟更新一次测点温湿度数据,在医疗器械储存过程中至少每隔30分钟自动记录一次实时温湿度数据,在运输过程中至少每隔5分钟自动记录一次实时温度数据。当监测的温湿度值超出规定范围时,系统应当至少每隔2分钟记录一次实时温湿度数据。


当监测的温湿度值达到设定的临界值或者超出规定范围,系统应当能够实现就地和在指定地点进行声光报警,同时采用短信通讯的方式,向至少3名指定人员发出报警信息。


当发生供电中断的情况时,系统应当采用短信通讯的方式,向至少3名指定人员发出报警信息。


第十九条 温湿度自动监测系统各测点终端采集的监测数据应当真实、完整、准确、有效。


(一)测点终端采集的数据通过网络自动传送到管理主机,进行处理和记录,并采用可靠的方式进行数据保存,确保不丢失和不被改动。


(二)系统具有对记录数据不可更改、删除的功能,不得有反向导入数据的功能。


(三)系统不得对用户开放温湿度传感器监测值修正、调整功能,防止用户随意调整,造成监测数据失真。


第二十条 提供贮存、配送服务企业配备备用供电设备或采用双路供电,具备突发情况下的电力保障功能。企业应指定产品储运控制应急预案,保证在存储、运输过程中出现的断电、设备故障、交通事故等意外和紧急情况下,能够及时采取有效应对措施,防止异常情况造成的温度失控。


 


第四章
计算机信息管理系统


 


第二十一条 提供贮存、配送服务企业应具有独立的计算机管理系统,能覆盖医疗器械产品的物流操作各环节以及物流全过程的质量管理。


第二十二条 计算机信息管理系统中各岗位人员需经过身份确认、设定操作权限,指定专门部门负责平台数据的维护和保存,不能删除任何数据,未经授权不能更改任何数据。


第二十三条 提供贮存、配送服务企业计算机信息管理平台应能实现委托方与被委托方之间收货、验收、库存、发货等数据同步交换。


第二十四条
受托企业的库房管理应当具备以下功能:


(一)委托企业医疗器械资质维护及自动跟踪、识别控制功能;


(二)自动生成收货、验收、检查、发货等工作记录功能;


(三)入库时能够通过信息化手段采集医疗器械基本信息,并根据医疗器械贮存条件自动分配货位功能;


(四)医疗器械收货、验收、上架、贮存、检查、拣选、复核、包装等各环节质量状况进行实时判断和控制功能;


(五)通过与原始出库信息(委托企业名称、生产企业及生产企业许可证号(或者备案凭证编号)、医疗器械名称、规格(型号)、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、生产日期和有效期(或者失效期)、收货单位等)相符性比对,控制退回医疗器械退库操作功能。


第二十五条 提供贮存、配送服务企业运输管理应当具备对运输车辆、运输医疗器械、承运人员、调度分配、送达状况等信息进行追踪管理的功能,追踪记录数据包括:车牌号、司机姓名、生产企业及生产企业许可证号(或者备案凭证编号)、医疗器械名称、规格(型号)、注册证号或者备案凭证编号、生产批号或者序列号、生产日期和有效期(或者失效期)货单号、货物数量、收货单位、收货地址、发货时间和到货时间等。


第二十六条 提供贮存、配送服务企业的追踪追溯管理应具备以下功能:


(一)医疗器械运输过程中温度进行监测、记录、保存、查询功能;


(二)医疗器械运输过程中异常温度进行自动报警功能;


(三)医疗器械运输环节温度进行统计功能,并根据统计结果汇总形成温度曲线;


(四)可供委托方查询医疗器械运输过程温度功能。


第二十七条 提供贮存、配送服务企业应配备能够确保数据备份安全性的服务器及设施设备,安全的网络环境以及可靠的不间断电源等。


第二十八条 提供贮存、配送服务企业要采用互联网技术,实现资源共享、数据共用、信息互通;有与委托方实施电子数据交换的信息平台。


第二十九条 提供贮存、配送服务企业应通过互联网技术让长沙市食品药品监督管理局实现在线远程监管,包括可以登录系统内查询到医疗器械委托方的名称、产品名录、数量及其相关合法性证明信息等。 



第五章 管理文件


 


第三十条 提供贮存、配送服务企业应当建立与所提供贮存、配送服务业务相关的质量管理体系,制定管理制度、工作规范、操作流程和相关记录。


第三十一条
提供贮存、配送服务企业制定的质量管理文件,应至少包含以下内容:


(一)提供贮存、配送服务业务信息管理制度;


(二)产品委托企业合法性资质审核管理制度;


(三)提供贮存、配送服务产品收货、验收与入库管理制度;


(四)提供贮存、配送服务产品储存与养护管理制度;


(五)提供贮存、配送服务产品出库、复核、运输管理制度;


(六)提供贮存、配送服务产品近效期管理制度;


(七)提供贮存、配送服务产品退货管理制度;


(八)提供贮存、配送服务产不合格(召回)品管理制度;


(九)设施设备管理制度;


(十)冷链产品管理制度;


(十一)运输等服务商管理制度;


(十二)培训管理制度;


(十三)健康检查及仓库卫生管理管理制度;


(十四)企业文件制定管理制度。


第三十二条 企业应制定相应的程序管理文件(简称SOP)及相应的管理记录(表格),一般应包括:


(一)《提供贮存、配送服务业务信息管理SOP》


(二)《提供贮存、配送服务产品收货、理货SOP》


(三)《提供贮存、配送服务产品验收SOP》


(四)《提供贮存、配送服务产品储存SOP》


(五)《提供贮存、配送服务产品出库复核SOP》


(六)《提供贮存、配送服务产品退货管理SOP》


(七)《提供贮存、配送服务产品运输管理SOP》


(八)《提供贮存、配送服务产品不合格(召回)管理SOP》


(九)《温湿度管理SOP》


(十)《虫鼠害防护管理SOP》


(十一)《灭火器管理SOP》


(十二)《应急事件处理SOP》


(十三)《整理、整顿、清扫、清洁、保养管理SOP》


(十四)《仓库包装耗材管理SOP》


(十五)《设施设备管理SOP》


(十六)《客户投诉、处理、报告SOP》


(十七)《移库管理SOP》


(十八)《库存盘点SOP》


(十九)《仓库安全管理SOP》



第六章 收货和验收



第三十三条
提供贮存、配送服务企业收货后,验收人员按照《医疗器械经营质量管理规范》第三十六条、第三十七条、第三十八条、第三十九条应对医疗器械产品的外观和包装标签、说明书以及相关的产品证明文件进行逐一检查、核对数量并做好验收记录。对于货与单不符、包装破损或污染、标志模糊不清等情况,应拒收并通知贮存、配送服务委托方。


第三十四条 冷藏、冷冻产品入库时,验收人员应对其运输方式、运输设备、冷藏、冷冻设施内温度、运输时间等质量控制状况进行重点检查并记录,对不符合温度要求运输的应拒收并报告。冷藏、冷冻产品应及时移入冷库并优先验收。


第七章 储存


 


第三十五条 产品应存放在地面上的垫仓板上,距墙至少30厘米,保持清洁、虫类控制和通风。垫仓板上叠起产品应有防止造成损坏的措施。


第三十六条 入库医疗器械和待发运的医疗器械必须明确区分,储存在分开的指定的仓库区域内。


第三十七条 提供贮存、配送服务企业须有足够的冷藏或冷冻储存区,冷藏品、冷冻品应严格分置。冷冻、冷藏产品不应和制冷剂直接接触,以免影响产品质量。


第三十八条
可污蚀其它产品的,如标签粘剂、清洁化学品、有酒精的清洁剂及其它可污染的清洁用物,必须完全分开,防止交叉污染。


 


第八章 出库和运输


 


第三十九条 提供贮存、配送服务企业仓储部门根据委托方的出库指令通知发货。


第四十条 提供贮存、配送服务企业应指定专人负责需冷藏、冷冻产品的发货、装箱和发运工作。发运前应检查冷藏运输设备或冷藏设施的状态,达到规定要求后方可发运,并记录发运方式(自送、委托、自提)、运输工具和发运时间等内容。


第四十一条 医疗器械产品出库应对实物进行质量复核并做好记录。记录包括品名、批号/序列号、有效期、数量、生产厂商(或产地)、购货单位、出库日期、复核结果和复核人员等内容。


第四十二条 搬运、装卸产品应轻拿轻放,严格按照外包装图示标志的要求装卸、码放并采取有效防护措施。


第四十三条
运输应使用封闭式运输车辆,并针对运送产品的包装条件及道路、天气状况采取相应措施,防止对产品质量造成影响。车辆应有足够空间使多种产品有序存放。保持清洁和干燥,无废物积聚。


第四十四条 在运输过程中,对有温控要求的医疗器械产品,应采取相应的保温或冷藏措施。产品不得直接接触制冷物质,防止对产品质量造成影响。


第四十五条 在退回、过期、召回、疑似假劣产品的运输过程中,应对其进行清楚标识、安全包装,避免混淆。


第四十六条
为防止运输途中产品翻倒或跌落造成破损,装车时需采用适当的方式对货物进行堆码。当发生破损时,应确保破损产品不会对人员造成伤害。


 


第九章 委托与受托方质量责任


 


第四十七条 企业委托提供贮存、配送服务企业进行医疗器械产品收货和验收时,委托方应当承担质量管理责任。委托方应当与提供贮存、配送服务企业签订具有法律效力的书面协议,明确双方的法律责任和义务,并按照协议承担和履行相应的质量责任和义务。


第四十八条
提供贮存、配送服务企业负责在贮存、配送过程中产品质量的监控,当提供贮存、配送服务企业在收货、验收、保养、出库复核、退换货、召回等环节发现质量疑问时,应及时通知委托企业,并做好记录。


第四十九条 提供贮存、配送服务企业应当协助委托企业履行召回义务,按照召回计划的要求及时传达、反馈医疗器械召回信息,控制和收回存在质量安全隐患的医疗器械,并建立医疗器械召回记录。


五十 提供贮存、配送服务企业不得将被委托的医疗器械贮存业务委托给其他机构。


五十一 提供贮存、配送服务企业委托其他单位运输医疗器械的,应当对承运方的资质及能力进行审核,签订委托运输协议,至少符合以下要求:


(一)索要承运方的运输资质文件、运输设施设备和运输管理监测系统验证文件、承运人员资质证明、运输过程温度控制及监测系统验证文件等相关资料。


(二)对承运方的运输设施设备、人员资质、质量保障能力、安全运输能力、风险控制能力等进行委托前和定期审核,审核报告存档备查。


(三)委托运输协议内容应包括:承运方制定的运输标准操作规程、运输过程中温度控制和实时监测的要求、在途时限的要求以及运输过程中的质量安全责任。


(四)必要时根据承运方的资质和条件,委托企业可对承运方的相关人员及运输设施设备进行审查和考核。


(五)企业若设立地区级中转仓,其库房需经省、市级食品药品监督管理部门备案,并接受属地监管部门监管。配送方可自建或租用当地经营、生产公司有资质且符合相关要求的库房及车辆,承运企业需对其冷库与配送车辆的温湿度有实时监控和追溯系统。



第十章 异地分库设立


 


五十二 已取得为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务资质的医疗器械经营企业,可在湖南省内申请设立异地分库。省内从事为其他医疗器械生产经营企业提供贮存、配送服务的医疗器械经营企业跨区设库的,异地分库应具备以下基本条件:


(一)异地分库的库房建筑面积不少于100平方米,贮存、运输需要冷藏、冷冻医疗器械的,异地分库的冷库总容积不少于20立方米


(二)库房温湿度系统应符合本规定要求,并可所有分库的温湿度情况可以在总部实现实时查询;


(三)异地分库必须与总部实现信息系统自动对接,实行系统的统一管理,统一质量控制。


 


 


第十一章 其它


 


五十三 为其他医疗器械生产企业提供贮存服务的,仅限于为其他医疗器械生产企业提供医疗器械产品的贮存服务,不包括为其他医疗器械生产企业提供原材料、半成品等的贮存服务。


五十四 提供贮存、配送服务企业应将自营与受托的医疗器械分开存放或依据医疗器械产品的质量特性由计算机信息管理系统进行分货位管理,但应保证受托货位的数量满足本办法第十一条的要求,且不得超出其贮存、配送及管理能力


第五十五条 委托企业选择将医疗器械产品委托给具有提供贮存、配送服务资质的企业,视同“具备了与经营范围和经营规模相适应的储运条件”,库房地址应为“委托”+“提供贮存、配送服务的经营企业名称”。不得同时委托两家及以上提供贮存、配送服务企业进行贮存、配送,且不得部分委托。


五十六 提供贮存、配送服务企业经营条件发生变化,不再符合医疗器械经营质量管理规范和本细则要求,由长沙市食品药品监督管理局责令限期改正;情节严重的,取消提供贮存、配送服务资格。


五十七 提供贮存、配送服务企业应建立经营信息报告及公开制度,于每年年底前向所在市食品药品监督管理部门提交年度自查报告与整改情况,并向社会公布。同时利用互联网技术定期向社会公开下列信息,接受社会监督。


(一)委托企业信息:医疗器械生产或者经营许可证或者备案凭证信息、委托范围、开始委托时间及委托时限等;


(二)委托储运医疗器械产品类别;


(三)解除委托方名录。


第五十八条 本检查验收细则自公布之日起开始实施。

长沙市食品药品监督管理局

201710月30

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